Muchas empresas familiares que están dando sus primeros pasos hacia la profesionalización de sus órganos de gobierno y dirección, se encuentran con dificultades a la hora de poner al día sus libros societarios.
Son frecuentes las siguientes consultas: ¿Todas las empresas deben llevar libros? ¿Cuáles son los libros obligatorios? ¿Qué formalidades mínimas se deben cumplir? El no contar con las respuestas adecuadas lleva en ocasiones a no considerar o resolver este asunto, y desviar la atención hacia otros aspectos de la empresa.
Sin intención de agotar este tema, a continuación responderemos a estas preguntas frecuentes, destacando la importancia de que las empresas familiares tengan y lleven sus libros societarios en forma. Lo anterior por cuanto, es una obligación legal de los administradores de las empresas, constituye un medio de prueba legal sobre los negocios realizados, la tenencia irregular de los libros incide en la calificación de culpable de un eventual concurso de la empresa, es un buen síntoma de profesionalización del negocio, y es recomendable cuando la empresa familiar ha crecido y conviven dos o más generaciones siendo el poder compartido en materia de toma de decisiones.
¿Cuáles son los libros obligatorios?
Todas las sociedades comerciales (Sociedades Colectivas, Sociedades de Responsabilidad Limitada, Sociedades Anónimas, etc.) deben llevar los siguientes libros: Diario, Inventario y Copiador de Cartas. Adicionalmente, y según el tipo societario en cuestión, las sociedades deben llevar otros libros como son el Registro de Asistencia de Accionistas a las Asambleas, Registro de Títulos Nominativos, Registro de Acciones Escriturales, Actas de Órganos de Administración, Actas de Órganos de Control, Actas de Asambleas, Actas de Asambleas Especiales.
Las sociedades de mayor porte y sobre todo en relación a su contabilidad, suelen sustituir sus libros societarios por hojas móviles o fichas microfilmadas.
¿Existe algún registro con información sobre los libros de las empresas?
Muchas empresas luego de buscar sus libros no los encuentran, y dudan de si alguna vez los han tenido. Es posible realizar la consulta sobre los libros de una empresa ante el Registro Nacional de Comercio. Consultado este Registro, si la empresa no ha tenido libros es el momento de rubricarlos y comenzar a llevarlos en forma; o por el contrario si de la información registral surge que la empresa ha rubricado sus libros y luego de agotada su búsqueda no los encuentra, se deberá analizar la viabilidad de considerarlos extraviados. Ante la situación de libros extraviados o hurtados, las empresas pueden iniciar un proceso judicial voluntario, transcurrido el cual y probado el extravío o hurto se podrán rubricar nuevos libros.
¿Qué formalidades mínimas se deben cumplir?
Los libros deben ser llevados en idioma español, en forma cronológica, sin interlineaciones, raspaduras o enmiendas. Cuando se comete un error, se debe salvar mediante otro asiento en el mismo libro.
Por último, resaltamos que una vez que la empresa cesó su actividad nace la obligación de conservar sus libros por el término de 20 años. Lo anterior por cuanto, aún terminados todos los negocios, pueden surgir reclamos y por tal motivo se impone la obligación de conservar los libros que son un medio probatorio.