La pandemia del COVID y las medidas de restricción de movilidad que han tomado los gobiernos en la región han afectado drásticamente a la operativa diaria de las empresas. Uno de los procesos que más se ha dificultado en Bolivia por esta situación es la firma de cualquier tipo de contrato.

Hasta ahora, la mayoría de las empresas en Bolivia continúa implementando sus contrataciones presencialmente. Líneas abajo planteamos contratos electrónicos y las firmas digitales y electrónicas como una alternativa segura, práctica y económica para la implementación de firma de documentos sin necesidad de que las partes estén físicamente en el mismo lugar.

Más allá de eso, la digitalización de procesos de firma provee mayor seguridad que contratos presenciales, y a un menor costo. Para ello les respondemos a algunas dudas con respecto a estas alternativas de firmar.

¿Es legal?

Sí. Los contratos electrónicos, las firmas electrónicas y las firmas digitales han sido reconocidos por la normativa boliviana desde el 2011 con la Ley General de Telecomunicaciones, Tecnologías de Información y Comunicación.[1] Esta normativa regula explícitamente a estos medios de contratación digital como válidos y permite su uso en el territorio nacional.

¿Qué es un contrato electrónico? ¿Y cuál es la diferencia entre la firma electrónica y la firma digital?

Aquí explicamos brevemente cada concepto:

- Los Contratos electrónicos (o e-contratos) son todas aquellas representaciones digitales de actos, hechos o datos, con independencia del medio utilizado para su fijación, almacenamiento o visualización que pueden ser usados para instrumentar cualquier tipo de transacciones permitidas por la ley. Se puede formar un e-contrato, por ejemplo, a través del correo electrónico, o a través del intercambio de documentos electrónicos.

- La Firma digital es aquella representada electrónicamente por medios que permiten identificar a su titular y que vincula los datos del documento y del firmante de modo tal que cualquier modificación de estos ponga en evidencia su alteración.[2] El firmante debe tener un certificado digital las entidades certificadoras de firmas digitales. Se utiliza la firma digital para validar el documento, para determinar su autenticidad y que no se ha alterado.  Esto juega un papel fundamental en la verificación de la identidad del autor o firmante del documento.  Este tipo de firmas tiene un estándar de seguridad y probatorio alto en Bolivia.

- La Firma electrónica es cualquier símbolo, proceso o sonido electrónico asociado con un registro o contrato. Es decir, que la firma electrónica puede venir en un formato tan simple como aceptar un documento con clic, o una versión electrónica de una firma a mano.  La normativa boliviana clasifica a cualquier firma en formato electrónico que no tenga un certificado digital como una firma electrónica.

En su conjunto, estos medios electrónicos de contratación le proveen al empresario una manera barata, inmediata y segura de ejecutar contratos. En este contexto, si bien los contratos electrónicos son útiles para todos los casos permitidos por ley, hay ciertos casos donde puede resultar más útil usar la firma electrónica y en otros casos la digital.

¿ En qué casos es recomendable usar la firma digital versus la firma electrónica y viceversa?

Los usos recomendados para cada tipo de firma son los siguientes:

La firma digital tiene un nivel de seguridad mucho mayor que la electrónica, pero requiere de una certificación previa donde, en un proceso simple, se validan los datos biométricos del firmante y se le asigna un certificado digital[3], por lo que es recomendable usarla en los siguientes casos:

- Contratos con sumas importantes o que sean acuerdos macro para la relación con la contraparte. Por ejemplo, acuerdos de distribución, acuerdos con proveedores importantes.

- Contratos recurrentes o con las mismas partes, ya que estas partes podrían pasar por el proceso de certificar su firma digital y no sería un problema usarla recurrentemente. Por ejemplo, contratos con clientes donde tengan que proveerse autorizaciones o consentimiento de manera constante.

- Para cerrar acuerdos con partes localizadas en el extranjero. Sin embargo, este tipo de transacciones debe ser analizado caso por caso porque su utilidad puede variar dependiendo del país y que entidad certifica la firma digital en el extranjero.

Por otra parte, la firma electrónica es un medio más flexible que no requiere de tantas formalidades por lo que por lo que es recomendable usarla en los siguientes casos, para:

- aceptación de términos y condiciones de uso de plataformas en línea (click para aceptar) o compras por internet (click para comprar).

- Contratar servicios.

- Onboarding de personal de trabajo.

- Aprobar gastos de empleados.

 ¿Qué sucede si alguno de mis clientes o contrapartes quiere negar la validez de estos medios de contratación digital?

Todos estos medios de contratación digital son válidos bajo la normativa boliviana y se les otorga un peso probatorio. Sin embargo, se deben tomar ciertos cuidados para cada parte de la contratación digital de acuerdo a lo siguiente:

- Contratos electrónicos: Si su empresa utilizará los contratos electrónicos como parte cotidiana de sus operaciones, es recomendable pensar en la redacción, firmas y archivo de estos contratos como parte de un sistema, y que sea analizado por los asesores legales, además de los técnicos, para garantizar que cada paso del esquema pueda ser respaldado ante un eventual conflicto.

- Firma digital La firma digital es un mecanismo totalmente seguro para firma de contratos. Es importante obtener el certificado de firma digital de una entidad certificadora autorizada.

- Firma Electrónica: la normativa boliviana le otorga a este tipo de firmas la categoría de “indicio probatorio” haciendo que sea acompañado de otros tipos de pruebas para ser respaldado ante la corte. En ese sentido, es recomendable que la implementación y archivo de este tipo de firma vaya acompañado de información que vaya a denotar (i) la identidad del firmante, (ii) su expreso consentimiento al documento, (iii) que asocie su consentimiento a un texto especifico (por ejemplo, los términos y condiciones provistos por la plataforma) y (iv) cualquier otra evidencia de que la persona voluntariamente participó en esta transacción. Es recomendable también mantener un archivo de las distintas interacciones dentro de la misma transacción. La continuidad de acciones ayuda a probar el consentimiento de las partes hacia las condiciones de la transacción.

¿Es aplicable la Firma Digital en la función del Notario de Fe Pública?

Por el momento la firma digital no es aceptada en las Notarías de Fe Pública. Sin embargo, el Decreto Supremo N °3946, de 19 de junio de 2019, estableció que la implementación de los documentos notariales digitalizados aceptará la firma electrónica en la jurisdicción boliviana a mediados del año 2020. Como resultado de esta regulación, los poderes y las resoluciones de la junta de directorio, por ejemplo, podrán ser firmados con firmas electrónicas y ya no requerirán la rúbrica de las personas. En otras jurisdicciones del mundo afectados por COVID-19, ya han hecho modificaciones legales para aceptar modos de participación electrónica en actos de gobernanza corporativa, y es posible que se adelante esta iniciativa, u otras similares, en Bolivia, debido a las circunstancias actuales.

[1] Esta norma tiene como objeto establecer el régimen general de telecomunicaciones y tecnologías de información y comunicación, del servicio postal y el sistema de regulación.

[2] Ley Nro. 164 – Ley General de Telecomunicaciones, Tecnologías de Información y Comunicación, artículo 6, numeral 5 del parágrafo IV.

[3] Ley Nro. 164 – Ley General de Telecomunicaciones, Tecnologías de Información y Comunicación, artículo 6, numeral 1, parágrafo IV,