La problemática generalizada entorno al COVID-19 encuentra a Uruguay en un buen momento en lo que a gobierno digital, documentos electrónicos y firma electrónica se refiere, tanto a nivel normativo como de aplicación práctica.

Hace apenas unos años solicitar agenda para la renovación de la cédula de identidad, solicitar y recibir una cédula catastral de un inmueble así como certificados registrales, entre tantas otras cosas, solo era posible de manera presencial. En cambio, hoy no resulta extraño realizar estas tareas en forma remota desde el hogar u oficina.

La Ley N° 18.600 del 21 de septiembre de 2009 –con modificaciones posteriores y su correspondiente reglamentación- reguló el funcionamiento de la firma electrónica y documentos electrónicos, reconociendo como válido y eficaz su uso, en procura de brindar no sólo la practicidad que lo digital ofrece sino también la confianza y seguridad necesaria para sustituir los documentos en soporte papel acostumbrados.

En dicha línea, actualmente la mayoría de las oficinas públicas han mutado tanto el régimen de agenda de trámites como, incluso, la tramitación en sí o emisión de documentos, al medio digital. Asimismo, aquellas oficinas que previo al COVID-19 no lo habían implementado, comenzaron tal mutación en estas semanas a impulso de la realidad actual.

La firma electrónica busca ser equivalente a la firma autógrafa pero evitando la presencia física de los involucrados (personas o empresas), por lo que no hay dudas que constituye un gran aporte para el régimen de aislamiento social recomendado por el gobierno. Además, no sólo es útil a nivel de trámites o documentos emitidos por organismos públicos sino que también se plantea como una alternativa en el ámbito contractual.

A efectos de comprender mejor la validez de los documentos electrónicos y de la firma electrónica, a continuación presentamos un breve detalle de lo regulado por la normativa al respecto.

¿Qué se entiende por Firma Electrónica?

La Firma Electrónica es una herramienta que permite firmar digitalmente con el mismo valor que la firma manuscrita. No es un dibujo que se incorpora a un documento, esto es, la imagen digital de una firma manuscrita no es una Firma Electrónica.

¿Cuál es la diferencia entre la Firma Electrónica y la Firma Electrónica Avanzada?

En Uruguay se distingue entre Firma Electrónica y Firma Electrónica Avanzada.

La Firma Electrónica es la “común” que implica el uso de cualquier medio electrónico válido: usar una tarjeta de crédito, marcar una casilla en una computadora, firmar con un lápiz electrónico, usar un usuario y contraseña. Esta tendrá eficacia jurídica cuando las partes involucradas la acepten como válida o cuando sea aceptada por la persona ante quien se presente el documento firmado de esta forma. Es decir, las partes son libres para determinar de común acuerdo la aceptación o no de documentos firmados con Firma Electrónica.

La Firma Electrónica Avanzada se posiciona en un estadio superior en lo que respecta a la autenticidad del documento ya que no requiere ningún tipo de acuerdo entre partes y, por ley, tiene el mismo valor que la firma autógrafa certificada por Escribano Público. Esta firma incluye requerimientos tecnológicos específicos, involucra certificados digitales y requiere el uso de un dispositivo de creación de firma seguro llamado token (parecido a un pendrive), pero de fácil alcance para cualquiera.

Acoplándose a la línea digital, la nueva cédula de identidad uruguaya (Cédula de Identidad Electrónica) tiene incluida una Firma Electrónica Avanzada que puede ser utilizada por aquellos mayores de edad que la posean para firmar documentos en forma electrónica y realizar trámites en línea con el Estado. Este uso de la cédula ya había sido implementado para la comunicación de testamentos y, ante la necesidad de acelerar procesos en virtud de la situación actual, algunos organismos comenzaron a moverse rápido en la misma línea. Por ejemplo, hoy podemos pedir un CUD (certificado municipal) o certificados de afectaciones a la Intendencia de Montevideo vía remota con la cédula digital, y se está implementando lo mismo para las legalizaciones de documentos ante el M.RR.EE.

¿Cuándo puedo usar firma electrónica?

Conforme la Ley, los documentos electrónicos tendrán el mismo valor y efectos jurídicos que los documentos escritos, pudiendo ser utilizados sin limitaciones tanto en el ámbito privado como público, salvo disposición legal que lo prohíba.

Sin perjuicio de lo anterior, actualmente existen todavía algunas trabas prácticas en el uso de documentos electrónicos. De todas formas, tener el marco jurídico ya delineado, facilita una futura necesaria adaptación de determinados escenarios para paliar las imposibilidades que puede generar el aislamiento social, o eventual cuarentena obligatoria, en el otorgamiento de ciertos documentos. Un ejemplo podría ser la digitalización total de los Registros Públicos, aún para la inscripción de documentos, proceso de migración en el que la Dirección General de Registros viene avanzando raudamente.

Muchas situaciones adversas como las que nos toca atravesar actualmente nos dejan enseñanzas o consecuencias positivas. Ojalá sea una de ellas la profundización en el correcto camino hacia una mayor digitalización que el país ya viene tomando. El marco ya existe y, sin dudas, su aplicación viene ganando cada vez mayor espacio. AGESIC acompaña a los diferentes organismos del Estados en esta migración digital hace ya un tiempo, por lo que seguramente siga cumpliendo un rol fundamental en todo avance en este sentido.

¿Es aplicable la Firma Electrónica en la función del Escribano Público?

La Ley autorizó el uso de documentos electrónicos y Firma Electrónica Avanzada en la función notarial y, posteriormente, la Suprema Corte de Justicia mediante la  Acordada N° 7.831 reguló el marco de actuación y los límites que debe tener el uso de la firma, determinando asimismo en qué documentos notariales el Escribano podrá utilizar el sistema electrónico como soporte.

Los documentos notariales habilitados por la Acordada para su otorgamiento mediante la modalidad electrónica son los siguientes: traslados notariales electrónicos (copias de escrituras públicas y testimonios de protocolizaciones), testimonios por exhibición electrónicos y certificados notariales electrónicos. Sin perjuicio de ello, actualmente en la práctica sólo se autoriza la emisión de certificados notariales electrónicos.

De todas formas, desde que el marco regulatorio ya se encuentra en vigencia, nada impide que, en vistas de la situación actual, se habilite la emisión electrónica de los restantes documentos por parte del Escribano Público. Asimismo, los diferentes organismos públicos receptores de documentos notariales para la realización de trámites se irán adaptando en el mismo sentido aceptando documentos notariales electrónicos, tal como lo hace VUCE (trámites de comercio exterior), quien tomó hace ya un tiempo la iniciativa en ello.

Si bien el deseo es lograr combatir la pandemia rápidamente y no tener otro evento similar que nos requiera la distancia social como método para combatirlo, es importante saber que Uruguay cuenta con herramientas que, si bien aún pendientes de ser mayormente explotadas, van por el camino de colaborar para que el necesario aislamiento social tenga menor impacto en la economía. De todas formas, en vistas a la realidad del mundo actual y los beneficios que presenta el mundo digital, no tenemos duda que avanzar en la digitalización es el camino, no sólo ante circunstancias como las actuales que nos fuerzan a ello, sino que es el camino marcado por las leyes vigentes y hacia ese lugar deberán enfocarse los esfuerzos.