Recientemente, la Dirección General de Personas y Estructuras Jurídicas y Beneficiarios Finales (DGPEJBF) dictaminó la utilización de la firma electrónica cualificada en actos jurídicos societarios, que permitirá suscribir todos los documentos societarios de esta manera.

A continuación, detallamos los beneficios más importantes que resultan del Dictamen Nro. 12/24 y la postura de la DGPEJBF con relación a este tema:

A. Las actas podrán ser firmadas hasta 5 días posteriores a su realización

Las actas de directorio y asamblea pueden ser firmadas de manera electrónica hasta 5 días después de la fecha de su realización, según lo requerido por el artículo 1.096 del Código Civil. Cabe aclarar que se tendrá en cuenta la fecha del acto societario, no así el de la firma electrónica cualificada. Ésta solo acreditará la autenticidad de la firma e identidad de su titular, como también, si se cumplió con el plazo indicado más arriba.

B. Tenencia de libros societarios 100% digitales

Si los documentos societarios están firmados con firma electrónica cualificada, no hay necesidad de mantener en paralelo libros en físico, siempre que los libros sociales en formato digital cumplan las siguientes condiciones:

  1. La información contenida debe ser accesible para eventuales consultas.
  2. El documento electrónico debe conservarse en un formato que pueda replicar con exactitud el contenido del documento.
  3. Que pueda determinarse el origen, destino, fecha y hora del documento.

Cabe destacar que los libros societarios, conservados física o digitalmente, deberán contar con la rúbrica autorizada por la Dirección General de los Registros Públicos y respetar la correlatividad de su foliatura.

C. Celebración de asambleas por medios telemáticos

A pesar de contar con las firmas electrónicas cualificadas para documentos societarios, hasta la fecha no es admisible el empleo de medios telemáticos para la celebración de asambleas.

Sin embargo, la DGPEJBF no pierde de vista el éxito que tuvo el decreto temporal que permitió la celebración de asambleas por medios telemáticos como régimen extraordinario durante la pandemia del COVID-19. Por ello, considera recomendable la elaboración de un proyecto normativo que permita la celebración de asambleas por este medio.

Por último, resumimos las cualidades que destacan a la firma electrónica cualificada:

  • Se crea mediante un dispositivo cualificado y especial que está aprobado oficialmente para esta función;
  • La firma está vinculada de manera única a la persona que firma;
  • Se asienta la fecha y hora en el documento firmado;
  • Es posible detectar cualquier cambio realizado en el documento luego de ser firmado, y
  • Lo más importante, la firma electrónica cualificada tiene efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.